Séminaire hybride

Une diffusion élargie

Un séminaire hybride est un événement professionnel qui se déroule à la fois dans un lieu physique en présence d’un public (en présentiel), mais également simultanément en ligne. Cette solution innovante et flexible permet de participer à distance et donc de capter une audience plus large pour participer à l’événement en direct.

Notre agence audiovisuelle Images Pro est prestataire séminaire hybride depuis de nombreuses années. De notre expérience est née des solutions de diffusion innovantes. Voici quelques conseils pour savoir comment organiser un séminaire hybride réussi.

Les atouts du séminaire hybride

Définition

Un séminaire hybride est un événement professionnel qui combine à la fois une composante physique (en personne, en présentiel) et une composante virtuelle (en ligne, à distance). Cela signifie que les participants ont la possibilité de choisir s’ils veulent assister à l’événement en personne, en se rendant à un lieu physique spécifique, ou en ligne, en se connectant à distance via Internet.

Les événements hybrides sont souvent utilisés dans un contexte professionnel pour des conférences, des formations, des congrès, des salons professionnels et d’autres événements similaires. Ils peuvent également être utilisés dans des contextes éducatifs pour des cours en ligne, des ateliers de formation et d’autres programmes éducatifs.

Format de diffusion populaire

Les séminaires hybrides sont de plus en plus populaires en raison de leur capacité à offrir une flexibilité aux participants. Cela permet aux personnes qui ne peuvent pas se déplacer physiquement jusqu’au lieu de l’événement de participer à distance en posant des questions via un LiveChat, tout en créant une expérience interactive physique pour ceux qui sont présents en personne.

Accessibilité élargie

Dans un séminaire hybride, les conférenciers et les présentateurs peuvent être présents physiquement sur place, tandis que certains participants assistent en personne, et d’autres participent en ligne depuis divers endroits à travers le monde. Les participants virtuels peuvent généralement interagir en temps réel avec les conférenciers et les autres participants grâce à des outils de Chat en direct ou d’autres technologies de communication en ligne.

Le séminaire hybride permet donc d’atteindre un public plus vaste, incluant ceux qui ne peuvent pas se déplacer. Ce format est particulièrement avantageux pour les participants internationaux ou ceux vivant loin du lieu de l’événement.

Réduction des coûts et durabilité

Les coûts associés à la location de grands espaces, à la restauration et aux déplacements peuvent être réduits.
Les événements hybrides peuvent réduire l’empreinte carbone en minimisant les déplacements des participants.

Expérience interactive

Les plateformes numériques offrent des outils interactifs tels que les sondages, les chats en direct et les sessions de questions-réponses, enrichissant ainsi l’expérience des participants en ligne.

Sécurité et continuité

Dans des contextes où la sécurité physique est une préoccupation (par exemple, pandémies ou situations politiques instables), offrir une option en ligne permet de poursuivre l’événement tout en respectant les directives de sécurité ou de santé.

En cas de changements imprévus (comme des conditions météorologiques défavorables), la composante en ligne garantit que le séminaire peut toujours avoir lieu.

Longévité du contenu

Les sessions en ligne peuvent être enregistrées et consultées ultérieurement, offrant une valeur ajoutée pour ceux qui souhaitent revoir certaines parties ou qui n’ont pas pu assister en temps réel.

Analyse des données

L’ajout d’une dimension virtuelle permet d’augmenter son ROI de part la nature des données collectées. Ainsi le retour sur investissement de l’événement séminaire hybride est supérieur à un événement en présentiel traditionnel.

Les plateformes virtuelles peuvent fournir des métriques précieuses sur l’engagement des participants, le nombre de vues, la durée des sessions, etc., aidant les organisateurs à affiner leurs futurs événements.

Un format innovant

Proposer un format hybride peut positionner l’organisation comme innovante et adaptée aux tendances actuelles et à venir. Proposer un format hybride peut donc renforcer la réputation d’un événement comme étant moderne, inclusif, et adapté aux besoins actuels des participants.

En résumé, un séminaire hybride est un événement moderne qui offre aux participants la possibilité de choisir entre une participation en personne et une participation en ligne, créant ainsi une expérience combinée à la fois physique et virtuelle, et permettant ainsi de capter une audience plus large.

Séminaire hybride : quelles scénographies ?

Conférence

La scénographie joue un rôle crucial dans le succès d’une conférence car elle affecte la manière dont le contenu est perçu et reçu par les participants. Lors d’un séminaire hybride, le décor, l’agencement scénographique, la position des intervenants, sont définis pour une double public, dans la salle et connecté en ligne. L’objectif est de mettre en valeur le contenu de la conférence, d’engager davantage le public et de créer une expérience mémorable pour les tous participants.

TEDx

Les interventions lors d’un TEDx (https://www.ted.com) sont généralement courtes, interactives, et durant généralement 18 minutes ou moins. Cela encourage des présentations concises, percutantes et mémorables.

Ce concept et cette forme de scénographie est intéressante à reproduire lors d’un séminaire hybride car il est totalement adapté à une diffusion digitale grâce à son format percutant et dynamique.

Plateau TV

La scénographie Plateau TV pour le tournage d’un séminaire hybride est intéressante car elle permet une utilisation prolongée de la captation vidéo (replay, chapitrage). L’environnement scénographique d’un plateau TV (décors, mobiliers, placements) est de part nature télévisuel et non théâtral. L’atout est également la proximité physique que permet ce format entre les intervenants. Il ne gène en rien l’interaction en temps réel avec le public, sur site ou à distance.

Comment préparer un séminaire hybride

Organiser un séminaire hybride implique une planification méticuleuse pour s’assurer que l’événement se déroule harmonieusement pour les participants présents physique, et les participants présent en ligne. En suivant ces étapes, vous pouvez organiser un séminaire hybride réussi qui offre une expérience enrichissante et interactive pour tous les participants

Définir les Objectifs de l'Événement

Identifiez clairement les objectifs et l’audience de votre séminaire hybride. Définissez ce que vous souhaitez accomplir avec l’événement, sa durée également.

Choisir un mode de diffusion en Ligne

Il faudra choisir une plateforme de diffusion en ligne, un site web ou d’autres canaux de diffusion en direct. Notre agence Images Pro propose la création de mini-site internet personnalisée et dédiée à la diffusion (à partir de 450€HT), pouvant intégrer un module Live et entre autres le partage de documents.

Choisir un Lieu d'accueil pour l'événement

Sélectionnez un lieu physique adapté à la fois pour les participants en personne et pour les présentateurs, soit dans votre entreprise si la surface le permet, soit en louant une salle. Notre agence Images Pro peut vous accompagner dans votre recherche et dans la prestation audiovisuelle nécessaire à la qualité de votre événement (prise de son, sonorisation, projection vidéo, captation, etc.).

Choisir les intervenants

Une fois les objectifs de votre séminaire hybride définis, choisissez vos intervenants pour leur savoir, leur légitimité, ainsi que leur éloquence. Enfin, définissez la durée de chaque intervention, de manière pertinente et homogène.

Elaborer un conducteur

La réalisation d’un conducteur est essentiel car il permet d’avoir une vision précise du contenu de l’événement, minutes par minutes.

Créer un contenu attractif

Créez des présentations visuellement attrayantes et adaptez votre contenu pour le public en ligne. Évitez les discours trop longs et privilégiez l’engagement du public.

Définir le mode d'inscription des participants

Plusieurs modes d’inscription à votre séminaire hybride sont possibles :
– L’inscription « d’office » si vous connaissez votre audience.
– L’inscription en ligne, chaque participant devra se connecter à la plateforme de diffusion pour y renseigner divers éléments personnels.
– Un courriel de confirmation sera envoyé et des messages de rappels pourront également être transmis aux participants en amont de votre séminaire hybride.

Favoriser l'engagement spectateur

Vous favoriserez l’engagement spectateur à votre événement y insérant des moments d’échanges. En présentiel le public pourra poser des questions de vive voix, à distance le les spectateurs utiliseront un module Live Chat. Si vous souhaitez apporter une expérience supplémentaire, nous pouvons vous proposez un module sondage, nuage de mots, etc.

Planifier la Logistique

Organisez la logistique pour les participants en personne, y compris l’hébergement, les repas et les activités de réseautage. Prévoyez également des pauses pour éviter la fatigue.

Digitaliser son événement en séminaire hybride

En conclusion, alors que le séminaire en présentiel a ses propres avantages en matière d’interactions humaines directes et d’expériences immersives, l’ajout d’un volet virtuel par le biais d’un format hybride offre une flexibilité, une portée et des opportunités de valorisation considérablement élargies. Ces raisons montrent la nécessité de digitaliser son événement en séminaire hybride.

Avant tout, pour réussir son séminaire hybride il faut être organiser et ne pas consommer du temps et de l’énergie inutilement. Afin de rester concentré sur le contenu de votre événement il est important de déléguer à un prestataire les taches d’ordre technique et logistique.

Notre agence Images Pro, prestataire audiovisuel spécialisé dans la retransmission d’événements en direct depuis 20 ans, vous accompagne de la préparation à la réalisation de votre séminaire hybride.

La réussite de votre séminaire hybride est notre engagement.

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